こんにちは。フルマークハウスの吉田です。

収納アドバイザーの作下さんという方の、書類収納セミナーへ参加してきました。普段から書類整理や収納方法など苦手で、なんとなく片付けしたように済ませて、頭ではわかってはいるのだけど時間がなくて、、と負のスパイラルに陥って後回し後回しにしていました。

「書類の中身は、その中の情報が必要なだけで、紙である必要もない。そして、その情報は、鮮度が一番大事なので、長く保管する必要がない。」ということでした。また、以下のことに気を付けて、ルールを設定することで、誰にでもわかりやすく整理することが必要です。とのこと。

□書類が散らかる原因として

①書類整理のルールが決まっていない　｜　捨てるのか、すぐ使うのか、それとも保管するのか。保管するなら期限はいつまでか。どうやって保管するのか。

②書類にあった収納グッズを使えていない　｜　実は、出し入れが面倒なグッズを使っている。

□書類整理のルール　｜　家庭に入ってきた書類の分類ルールを設ける

①捨てる　｜　DM、ポスティングのチラシ、明らかに見ないものなど　→　すぐに捨てる習慣を身につける

②一時保管　｜　提出書類、請求書、行事のお知らせ、結婚式の招待状、後で見たい冊子や書類など　→　緊急性のあるもの（目につくように貼ったりするなど）、そうでないもの（ＢＯＸに入れるなど）に仕分ける

③定期保管　｜　上記以外のもの　→　ここで保管ＢＯＸ（期限付き）

以上のようなことを理解した上で、分類表をつくって「大分類」「中分類」「小分類」の3つのカテゴリーに整理していくことで、書類の整理、見つけ出しが容易だということ。人間が一番整理しやすく、探しやすい方法なんだそうです。

ホームセンターやスーパーに行くと、目的に応じて、天井の吊看板で場所を確認し、買うものの場所へと商品を探しに行くのと同じ原理。（例えばツナ缶を探す場合、レトルト・缶詰コーナーの看板を見つけ、その場所へ行き、その中からツナ缶を見つけるというもの（生鮮食品の場所へは行かない））

また、ナレムコの統計（National Record Management Council）という学会の統計によると、企業で働く会社員が見る文書の９９％は１年以内に作成されたものであり、残りの１％はそれ以前に作られた書類であり、殆ど見ないというもの。言い換えると、１年以上も前に作った文書は、殆ど見ることはないので、破棄しても問題ないということ。

これにより、保管に期限を設け、期限を過ぎたものは処分することで、ものを減らすことが可能だということのようです。

今後、会社内でも家庭でも取り入れて実行していこうと思います。もっと詳しい内容をお知りになりたい方は、ぜひお尋ねください。